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开放档案检索工具使用说明

发布日期:2008-08-11 浏览次数:3530 字号:【

    开放档案检索工具使用说明根据《中华人民共和国档案法》第十九条规定和《各级国家档案馆开放档案办法》,结合本馆馆藏实际,我馆制定了开放档案实施办法,确定了开放档案范围。凡艳定开放的档案,本馆均编制了案卷级和文明级的目录,包括纸质和机读两种目录。利用者可根据情况选择自行检索或本馆查档接待人员帮助检索。
    一、纸质目录
    本馆编有开放档案案卷目录和全引目录,这是通过手工检索的检索工具。
    1、开放档案案卷目录
    开放档案案卷目录是以全宗为单位登记案卷题名和其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。实际上就是开放档案的案卷名册,是记录和反映案卷内容和成人并按一定顺序编制而成的一种案卷一览表。它的作用主要是为利用者提供一定档案信息的检索线索。
    2、开放档案全引目录
    开放档案全引目录是以文件为单位登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格。它的作用主要是为利用者直接提供文件的责任者、发文字号、题名、制发日期等信息。
    利用纸质目录查阅开放档案。首先应根据自己的需求确定所要查找开放档案的范围,包括全宗、时间、内容,然后查找有关全宗的开放档案案卷目录,在开放档案案卷目录中查找到有关的案卷,再依据案卷的顺序查找该案卷的开放档案全引目录。
    二、机读目录
    本馆建有开放档案案卷级和文件级目录数据库,这是通过微机检索的检索工具。
    开放档案机读目录是将开放档案的案卷及文件等特征按档案管理软件的要求录入微机后形成。它的作用是跨全宗、年度、保管期限等检索,快速为利用者提供所需档案的信息。

  
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